Så uppdaterar du din kontaktdatabas (4 artiklar i 1)
Det kan finnas tillfällen då du vill se till att din databas är helt uppdaterad. Det kan vara för att bli mer organiserad eller för att begränsa risken för att betalningar skickas felaktigt. Nedan följer en guide över några åtgärder du kan vidta för att hålla koll på din databas.
1 | Kontrollera om det finns dubbla konton
1. Gå till administration och kontakter
2. Gå till filter
3. Filtrera till Roll=Spelare och tillämpa sedan
4. Klicka på namnkolumnen för att sortera alfabetiskt
5. Bläddra nedåt i namnlistan för att se om några dubbletter förekommer två gånger. De kommer att visas bredvid varandra eftersom listan är sorterad i alfabetisk ordning.
6. När du hittar ett dubbelt konto måste du bestämma vilket du vill behålla. Här är några tips:
- Kontrollera om de har föräldrar anslutna. Du kommer att vilja behålla den som har flest föräldrar.
- Har de några fakturor eller abonnemang?
- Har föräldern eller spelaren rekommenderat vilka som ska behållas?
7. När du har bestämt vilka du vill behålla. Du kan välja mellan följande alternativ. Arkivera kontot som inte behövs, få föräldern att radera det oönskade kontot eller skicka e-post till support@360player.com med e-postadressen till det konto du vill radera.
2 | Kontrollera att föräldrar inte har gått med som spelare
I det sällsynta fallet att en förälder felaktigt ansluter sig som spelare kommer stegen nedan att beskriva hur man hittar och åtgärdar detta.
1. Gå till kontakter
2. Gå till filter
3. Filtrera till Roll=Spelare och tillämpa sedan
4. Klicka på kolumnen för födelsedatum för att sortera spelarlistan enligt äldst först.
5. Om något födelsedatum inte verkar stämma här (t.ex. 1977 för ungdomsklubb) kan du klicka dig vidare till den personen.
6. Bläddra ner tills du hittar grupper
7. Om de behöver tas bort från den gruppen klickar du på de tre punkterna och tar bort.
3 | Kontrollera om spelare har föräldrar anslutna
1. Gå till kontakter
2. Gå till filter
3. Filter till Roll=Spelare och Föräldraanslutning=Har ingen ansluten förälder
4. Klicka på Ansök
5. Detta kommer att visa en total lista över spelare utan föräldrar kopplade till deras profil.
Tips - om du har spelare över 18 år. Det kan vara värt att använda födelsedatumfiltret för att förhindra att de visas
6. Kontakta föräldern för att få dem att skapa ett konto eller en länk till barnet. Här är en användbar artikel för den processen - https://help.360player.com/article/45-how-to-connect-to-a-child
4 | Lägg till faktureringsmeddelanden för spelare
1. Gå till kontakter
2. Gå till filter
3. Filtrera efter roll=spelare och tillämpa sedan
4. Bläddra nedåt i listan över spelare tills du inte ser något e-postmeddelande i kolumnen för fakturerings-e-post för en spelare.
5. Hämta förälderns e-postadress för fakturering
6. Klicka på spelarens kontaktperson
7. Klicka på den anslutna föräldern längst upp på skärmen
8. Klicka på redigera längst upp till vänster i kontakten
9. Lägg till deras faktureringsmail i e-postrutan
10. Sätt punkt i alla obligatoriska fält som visas
11. Spara
